Publiczna Szkoła Podstawowa w Turzy Biuletyn Informacji Publicznej

W Publicznej Szkole Podstawowej w Turzy funkcjonuje składnica akt.

Zasady udostępniania dokumentów ze składnicy akt reguluje rozdział 8. Instrukcji archiwalnej obowiązującej w Szkole.

Poniżęj zamieszczono treść rozdziału 8.

Rozdział 8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

§ 24.

1. Dokumentację udostępnia się:

1. na miejscu w składnicy akt lub
2. przez jej wypożyczenie lub
3. w postaci kopii.

2. Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.

3. Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone jedynie za pisemną zgodą Dyrektora Szkoły.

§ 25.

Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji uszkodzonej, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazujące ją stanowisko pracy oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.

§ 26.

1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na podstawie wniosku zawierającego:

1)    datę;

2)    nazwę wnioskującego;

3)    wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, poprzez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a)    informacji o stanowisku pracy, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b)    hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

c)    data skrajnych dokumentacji;

4)    informację o sposobie udostępnienia;

5)    imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6)    w przypadku osób spoza Szkoły:

a)    cel udostępnienia,

b)    uzasadnienie.

1. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Szkoły wymagana jest zgoda stanowiska pracy, na którym dokumentacja została wytworzona i zgromadzona lub z którego została ona przekazana do składnicy akt. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Szkoły.
2. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Szkoły jest wymagane zezwolenie Dyrektora Szkoły.

§ 27.

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.
2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji na inne stanowiska pracy bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

§ 28.

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

a)    datę sporządzenia,

b)    imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta,

c)    opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w składnicy akt, w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej, trzeci przekazuje się Dyrektorowi Szkoły celem wyjaśnienia okoliczności sprawy.

§ 29

Archiwista w sposób przyjęty w Szkole odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza składnicę akt – także daty zwrotu do składnicy akt.